Piloter sa masse salariale : le reporting RH que tout dirigeant devrait tenir
« Nicolas, ce serait quoi ton reporting RH préféré ? »
« Reporting », ça sonne un peu jargon. Mais avec les données RH, ça devient très concret. C'est une bonne matière pour un tableau de suivi : ce n'est pas très intuitif, et en même temps c'est prévisible et facile à projeter.
Un coût entreprise, ce n'est pas un salaire brut fois douze
Salaire net, salaire brut, coût entreprise avec les charges patronales, nombre de jours travaillés, heures annuelles : les notions s'empilent, et l'intuition se trompe vite.
Quand vous négociez un salaire ou une augmentation, ce qui pèse dans vos comptes, c'est le coût entreprise. Et c'est lui qu'il faut suivre.
L'effet en année pleine
C'est le point que beaucoup de dirigeants sous-estiment. Prenons une embauche au 1er avril : elle pèse 9 mois sur l'année en cours, et 12 mois l'année suivante. Soit un tiers de plus, sans rien changer.
Même logique pour une augmentation accordée en cours d'année. Logique, oui. Mais si on ne le projette pas, on le découvre dans les comptes de l'année suivante. Et comme ça touche directement vos charges fixes, mieux vaut sortir le tableur.
Le calcul à faire : coût entreprise mensuel × nombre de mois restants pour l'année en cours, puis × 12 pour l'année suivante. L'écart entre les deux, c'est la hausse de charges fixes déjà engagée.
Un tableau mis à jour chaque mois
Ma pratique : chaque mois, et à chaque embauche, je mets à jour :
- le coût entreprise de chaque poste ;
- l'effectif ;
- la projection des salaires et charges sociales sur l'année, c'est-à-dire la masse salariale prévisionnelle.
Suivre aussi les heures supplémentaires
Le même tableau permet de suivre les heures supplémentaires. C'est utile pour les coûts, et c'est aussi une obligation à surveiller : au-delà du contingent annuel (220 heures par salarié, sauf accord différent), des règles spécifiques s'appliquent, notamment une contrepartie obligatoire en repos. Mieux vaut le voir venir.
Questions fréquentes
Comment suivre sa masse salariale dans une PME ?
Avec un tableau mensuel par poste : coût entreprise, effectif, et projection des salaires et charges sur l'année, mis à jour à chaque embauche ou augmentation.
Quel est l'impact d'une embauche en cours d'année ?
Elle ne pèse que sur les mois restants la première année, puis sur 12 mois l'année suivante. Une embauche au 1er avril augmente donc la charge d'un tiers l'année d'après.