Pas le temps d'écrire vos procédures ? C'est justement pour ça que vous en perdez
« Je n'ai pas le temps d'écrire des procédures. »
C'est probablement la phrase que j'entends le plus souvent. Pourtant, c'est justement parce que vous ne prenez pas ce temps que vous en perdez autant. C'est dommage de s'en priver.
Une procédure, ce n'est pas de la paperasse
Une procédure, c'est simplement la façon dont vous souhaitez que l'on travaille dans votre entreprise. Écrite une fois, pour ne plus avoir à la répéter.
Un exemple : le processus de vente
Prenons la vente. Elle ne se résume pas à la signature. Elle commence au premier contact et se termine à l'encaissement :
- le premier contact avec le prospect ;
- l'envoi du devis ;
- la préparation de l'intervention ;
- la réalisation de la prestation ;
- la vérification de la satisfaction du client ;
- la facturation ;
- l'encaissement.
Pour chaque étape, la procédure dit qui fait quoi, à quel moment et avec quel niveau d'exigence.
Ce que ça change
Quand tout est clair :
- chacun sait quoi faire, et à quel moment ;
- les responsabilités sont définies, il n'y a plus de « je croyais que c'était toi » ;
- les oublis diminuent, notamment dans les étapes moins visibles comme la facturation ;
- les nouveaux montent plus vite en compétence, parce qu'ils ont un support.
Sans procédure, le dirigeant devient le goulot
À l'inverse, sans procédure, on répond aux problèmes au fur et à mesure. Le dirigeant devient le goulot d'étranglement de l'entreprise : tout le monde attend ses réponses, tout ralentit, et les mêmes erreurs se répètent.
Le calcul est simple : quelques heures pour formaliser une méthode peuvent vous en faire gagner des dizaines chaque mois. Commencez par le processus où les mêmes questions reviennent le plus souvent.
Questions fréquentes
Par quelle procédure commencer dans une PME ?
Par celle qui génère le plus de questions ou d'erreurs répétées. Le processus de vente, du devis à l'encaissement, est souvent un bon point de départ.
Comment écrire une procédure simple ?
En listant les étapes dans l'ordre, puis pour chacune : qui fait quoi, quand, et quel résultat est attendu. Une page suffit souvent.